Datenschutzerklärung in der Kita: So geht’s richtig
Beitrag teilen
Felix Leicht
ist Rechtsanwalt und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV) mit Schwerpunkt auf Datenschutz und IT-Sicherheit in Kitas. Er berät Kita-Träger zur DSGVO-Konformität und entwickelt praxistaugliche Vorlagen für Einrichtungen. Weitere Artikel im Datenschutz-ABC für Kitas
Beitrag teilen
Was muss in der Datenschutzerklärung einer Kita stehen? Woher bekommt man eine passende Vorlage? Und brauchen Eltern eigentlich eine Unterschrift zu leisten? Dieser Artikel erklärt, was eine rechtskonforme Datenschutzerklärung im Kindergarten enthalten muss und räumt mit einem verbreiteten Missverständnis auf.
Praxisrelevanz für Kitas
Wann brauchen Kitas eine Datenschutzerklärung?
Jede Kita verarbeitet personenbezogene Daten und ist damit verpflichtet, transparent zu informieren. Das betrifft nicht nur die Anmeldung oder Notfallkontakte, sondern auch Fotos, digitale Tools oder die Kommunikation mit Schulen.
Oft wird unterschätzt, wie viele alltägliche Vorgänge eine Datenschutzerklärung abdecken sollte: Vom Versand von Elternbriefen über die digitale Portfolioarbeit bis zur Nutzung von Apps für die Essensbestellung. Viele Einrichtungen greifen dabei auf veraltete Vorlagen zurück oder behandeln Datenschutzerklärungen als einmaliges Formular bei Betreuungsstart. Tatsächlich muss die Erklärung aber laufend überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.
Rechtlicher Rahmen
DSGVO: Informationspflicht bei jeder Datenverarbeitung
Die Pflicht zur Information ergibt sich aus Art. 13 und 14 DSGVO. Dabei muss die Kita (bzw. der Träger) für jede konkrete Datenverarbeitung bestimmte Inhalte bereitstellen:
- Verantwortliche Stelle: z. B. der Kita-Träger
- Datenschutzbeauftragte: Kontaktdaten müssen enthalten sein
- Zwecke der Verarbeitung: etwa Anmeldung, Entwicklungsdokumentation, Fotografie
- Rechtsgrundlage: meist Art. 6 Abs. 1 DSGVO – z. B. Einwilligung oder gesetzliche Pflicht
- Empfänger der Daten: z. B. Schule, IT-Dienstleister
- Drittlandübermittlung: z. B. bei US-Anbietern
- Speicherdauer: z. B. Aufbewahrungsfristen nach SGB
- Betroffenenrechte: Auskunft, Löschung etc.
- Widerrufsmöglichkeiten: bei Einwilligungen
- Beschwerderecht: bei der Aufsichtsbehörde
- Pflicht zur Bereitstellung: z. B. wenn gesetzlich vorgeschrieben
- Profiling/automatisierte Entscheidungen: falls zutreffend
- Datenherkunft: falls nicht bei den Eltern selbst erhoben
Ein weit verbreitetes Missverständnis: Keine Unterschrift erforderlich
Viele Kitas lassen sich die Datenschutzerklärung von den Eltern gegenzeichnen, in der Annahme, dass das rechtlich erforderlich ist. Doch das ist ein häufiger Irrtum. Die DSGVO verlangt keine schriftliche Bestätigung oder Unterschrift. Entscheidend ist allein, dass die Informationen vollständig und zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden, etwa auf der Website oder als Anhang zum Betreuungsvertrag. Eltern müssen die Hinweise nicht aktiv bestätigen oder unterzeichnen.
Checkliste
Pflichtinhalte der Datenschutzerklärung für Kitas
☐ Name und Kontaktdaten des Trägers (Verantwortlicher)
☐ Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten
☐ Beschreibung der Zwecke der Datenverarbeitung
☐ Nennung der Rechtsgrundlagen je Verarbeitung
☐ Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
☐ Hinweise zu Drittlandübermittlungen (z. B. USA)
☐ Angaben zur Speicherdauer oder den Löschfristen
☐ Aufzählung der Betroffenenrechte nach DSGVO
☐ Informationen zum Widerrufsrecht bei Einwilligungen
☐ Hinweis auf das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
☐ Angaben zur Pflicht zur Bereitstellung der Daten (falls zutreffend)
☐ Hinweis auf Profiling oder automatisierte Entscheidungen (falls relevant)
☐ Herkunft der Daten, falls nicht direkt bei den Eltern erhoben
Was ist zu tun?
Praxis-Check: So gestalten Sie die Datenschutzerklärung in Ihrer Kita richtig
- Informieren Sie über alle Datenverarbeitungen, z. B. Anmeldung, Fotos, Entwicklungsdokumentation
- Nutzen Sie klare und einfache Sprache: Keine juristischen Fachbegriffe
- Halten Sie die Datenschutzerklärung kurz und verständlich
- Stellen Sie die Informationen leicht zugänglich bereit, z. B. Website, Aushang, Anhang zur Anmeldung
- Verzichten Sie auf Unterschriften oder Bestätigungen, das ist nicht erforderlich
- Weisen Sie bei der Datenerhebung aktiv auf die Datenschutzerklärung hin
- Aktualisieren Sie die Erklärung bei Änderungen und informieren Sie das Team
Fazit
Die Datenschutzerklärung ist ein Pflichtbestandteil jeder Kita, aber wenn man weiß wie, keine bürokratische Hürde. Wenn sie klar, gut auffindbar und aktuell ist, erfüllt sie ihren Zweck: Eltern und Team wissen, was mit ihren Daten passiert. Eine Unterschrift ist dafür nicht nötig.
FAQ: Häufige Fragen zur Datenschutzerklärung in der Kita
Braucht jede Kita eine eigene Datenschutzerklärung oder reicht eine Vorlage vom Träger?
In der Regel ist der Träger für die Erstellung zuständig. Wichtig ist jedoch: Die Erklärung muss die tatsächlichen Datenverarbeitungen dieser Kita korrekt abbilden. Vorlagen sind hilfreich, aber sollten immer individuell angepasst und regelmäßig überprüft werden.
Wo sollte die Datenschutzerklärung bereitgestellt werden – Website, Aushang oder Papierform?
Entscheidend ist, dass sie für Eltern und Mitarbeitende leicht zugänglich ist. Bewährt haben sich die Kombination aus Website-Veröffentlichung und Beilegen bei der Anmeldung. Auch ein Aushang im Eingangsbereich kann sinnvoll sein.
Welche Datenverarbeitungen sind in einer Kita besonders relevant?
Typisch sind z. B. die Anmeldung, Fotodokumentation, Entwicklungsberichte, Weitergabe an Schulen, digitale Kommunikation mit Eltern, Nutzung von Apps oder Plattformen. Jede dieser Verarbeitungen sollte in der Erklärung berücksichtigt sein.
Müssen auch Informationen über digitale Tools wie Kita-Apps aufgenommen werden?
Ja. Sobald personenbezogene Daten über digitale Dienste verarbeitet werden – etwa für Kommunikation, Essensbestellung oder Anwesenheitsdokumentation – müssen diese Verarbeitungen in der Datenschutzerklärung benannt und rechtlich eingeordnet werden.
Was tun, wenn Eltern Fragen zur Datenschutzerklärung haben oder sie nicht verstehen?
Ermutigen Sie zum Nachfragen und benennen Sie eine Ansprechperson, idealerweise mit Kontakt zur/dem Datenschutzbeauftragten. Auch ein begleitender Infobrief in einfacher Sprache kann helfen, Barrieren abzubauen.
Gilt die Datenschutzerklärung auch für Mitarbeitende oder nur für Kinder und Eltern?
Für Mitarbeitende gelten gesonderte Informationspflichten, oft in Form einer separaten Datenschutzerklärung für Beschäftigte. Diese muss den Anforderungen der DSGVO ebenso genügen, unterscheidet sich aber im Inhalt deutlich.
Müssen Datenschutzhinweise für Kinder anders formuliert sein?
Wenn Kinder selbst direkt angesprochen werden sollen – z. B. bei Apps oder Projekten – müssen die Hinweise kindgerecht formuliert sein. Im Kita-Alltag reicht es meist, wenn die Eltern informiert werden. Dennoch: Transparenz gegenüber den Kindern ist auch pädagogisch wertvoll.
Beitrag teilen
Felix Leicht
ist Rechtsanwalt und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV) mit Schwerpunkt auf Datenschutz und IT-Sicherheit in Kitas. Er berät Kita-Träger zur DSGVO-Konformität und entwickelt praxistaugliche Vorlagen für Einrichtungen. Weitere Artikel im Datenschutz-ABC für Kitas