Dürfen Kitas Informationen über die Herkunft eines Elternteils oder die zu Hause gesprochene Sprache an Behörden weitergeben? Sie müssen es sogar, und zwar regelmäßig. Der Hintergrund: die Kinder- und Jugendhilfestatistik. Der folgende Beitrag erklärt, was dabei zu beachten ist, welche Daten zulässig sind und wo Sie datenschutzrechtlich sorgfältig dokumentieren müssen.
Praxisrelevanz für Kitas
Wann müssen Kitas personenbezogene Daten an Behörden melden?
Die Meldung von Daten zur Kinder- und Jugendhilfe erfolgt in der Regel jährlich zum 1. März. Dabei geht es nicht um Einzelfälle, sondern um die gesetzlich angeordnete Weitergabe bestimmter Informationen an die zuständigen Behörden für statistische Zwecke. Träger von Kitas fragen sich dabei häufig:
- Dürfen wir Informationen zur Herkunft eines Elternteils oder zur Familiensprache überhaupt weitergeben?
- Müssen Eltern zustimmen?
- Was genau müssen wir übermitteln?
Ein häufiges Missverständnis ist, dass solche Informationen nur mit Einwilligung der Eltern übermittelt werden dürften, dabei handelt es sich hier um eine gesetzliche Verpflichtung.
Rechtlicher Rahmen
Die Kinder- und Jugendhilfestatistik nach § 99 SGB VIII
Grundlage für die Datenweitergabe ist § 99 SGB VIII in Verbindung mit dem Bundesstatistikgesetz (BStatG). Demnach sind Träger von Einrichtungen, denen Kinder für eine Tagesbetreuung anvertraut sind, verpflichtet, bestimmte Informationen zum Zweck der Erstellung der Kinder- und Jugendhilfestatistik zu melden.
Beispiel: Eine Kita muss zum Stichtag 1. März dem zuständigen Jugendamt melden, ob in der Familie eines betreuten Kindes überwiegend Deutsch gesprochen wird. Dies geschieht ohne Einwilligung der Eltern, da das Gesetz dazu verpflichtet.
Zulässige Datenkategorien im Rahmen der Statistik
Folgende Daten dürfen bzw. müssen übermittelt werden:
- Geschlecht, Geburtsmonat und -jahr des Kindes
- Angaben zum Schulbesuch / zur Klassenstufe
- Ausländische Herkunft mindestens eines Elternteils (Ja/Nein)
- Deutsch als vorrangig gesprochene Familiensprache (Ja/Nein)
- Betreuungszeit und Mittagsverpflegung
- Eingliederungshilfe in der Einrichtung (Ja/Nein)
- Gruppenzugehörigkeit
- Monat und Jahr der Aufnahme in die Tageseinrichtung
Diese Datenerhebung ist auf gesetzlicher Grundlage zulässig und zur Erfüllung der statistischen Pflicht nötig.
Was ist zu tun?
Praxis-Check: So dokumentieren und übermitteln Sie die Statistikdaten korrekt
- Machen Sie sich mit den Berichtspflichten zur Kinder- und Jugendhilfestatistik vertraut.
- Notieren Sie sich den jährlichen Stichtag (meist 1. März) zur fristgerechten Übermittlung.
- Halten Sie intern fest, welche Personen für die Erhebung und Weiterleitung zuständig sind.
- Erfassen Sie die erforderlichen Daten frühzeitig im laufenden Jahr, damit zum Stichtag keine kurzfristige Aufarbeitung nötig ist.
- Informieren Sie Eltern transparent über die gesetzlich vorgeschriebene Datenerhebung – zum Beispiel im Betreuungsvertrag (Hinweis gem. Art. 12 ff. DSGVO).
- Führen Sie die Verarbeitungstätigkeit „Erhebung und Übermittlung von Statistikdaten“ im Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO auf.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob sich durch neue Vorgaben in Ihrem Bundesland zusätzliche Pflichten ergeben (z. B. durch Landes-Kita-Gesetze).
- Lassen Sie sich datenschutzrechtlich beraten, wenn Unsicherheiten bestehen, insbesondere bei der Interpretation, was z. B. „ausländische Herkunft eines Elternteils“ konkret bedeutet.
Fazit
Kitas sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten zur Kinder- und Jugendhilfestatistik an Behörden weiterzugeben – auch sensible Informationen wie Familienherkunft oder Familiensprache. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit ist dabei gegeben, aber es braucht eine transparente Dokumentation und gut informierte Fachkräfte. Wer vorbereitet ist, erfüllt seine Pflichten ohne unnötiges Risiko.