Wie gehen Kita-Träger datenschutzkonform mit erweiterten Führungszeugnissen um? Diese sensible Frage betrifft jede Einrichtung, die Mitarbeitende beschäftigt, ob haupt-, neben- oder ehrenamtlich. Der folgende Beitrag gibt einen kompakten Überblick, was erlaubt und was verzichtbar ist.
Praxisrelevanz für Kitas
Dürfen Kitas Führungszeugnisse aufbewahren – oder nicht?
In der täglichen Praxis gibt es oft Unsicherheiten: Dürfen Kitas eine Kopie des erweiterten Führungszeugnisses dauerhaft in der Personalakte ablegen? Was gilt bei Ehrenamtlichen? Und wie kann der Nachweis der Prüfung aussehen, ohne gegen Datenschutzregeln zu verstoßen?
In manchen Kitas wandern eingereichte Führungszeugnisse – kopiert oder im Original – ohne weitere Prüfung in die Akte und bleiben dort. Das ist aus rechtlicher Sicht problematisch. Gerade bei freiwillig Engagierten (z. B. Praktikant:innen, Elternhelfer:innen), aber auch bei fest angestelltem Personal, gilt: Nur bestimmte Informationen dürfen dokumentiert und gespeichert werden.
Rechtlicher Rahmen
Führungszeugnisse und der Datenschutz
Zu den gesetzlichen Pflichten von Kita-Trägern gehört es, sicherzustellen, dass das eingesetzte Personal keine Gefahr für das Kindeswohl darstellt. Eine Maßnahme dafür ist die Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis. Doch das bedeutet nicht, dass das Dokument vollständig kopiert oder archiviert werden darf.
Das Datenschutzrecht – insbesondere Art. 5 und 10 DSGVO – verlangt, dass besonders sensible Informationen, wie Strafdaten, nur mit besonderer Rechtfertigung verarbeitet werden. Der Grundsatz der Datenminimierung ist dabei entscheidend: Nur die Informationen, die zur Zweckerfüllung nötig sind, dürfen verarbeitet werden.
Beispiel: Ein Blick genügt
Ein Kita-Träger darf das erweiterte Führungszeugnis einsehen und dokumentieren, dass keine einschlägigen Vorstrafen vorliegen – etwa zu Delikten im Bereich Kindeswohlgefährdung. Eine Kopie oder vollständige Aufbewahrung des Dokuments ist allerdings meist nicht erforderlich und datenschutzrechtlich nicht zulässig.
Nur bestimmte Straftaten sind relevant
Die Pflicht zur Prüfung bezieht sich allein auf bestimmte, gesetzlich definierte Straftaten (Beispiele in § 72a SGB VIII). Nicht jede Straftat im Zeugnis ist also relevant. Daraus folgt: Auch wenn ein Führungszeugnis eine Verurteilung enthält, darf diese nicht automatisch dokumentiert oder aufbewahrt werden, sofern sie für die Tätigkeit in der Kita unerheblich ist.
Was ist zu tun?
Praxis-Check: So gehen Sie in Ihrer Kita datensparsam mit Führungszeugnissen um
- Führen Sie eine Einsichtnahme durch – nicht mehr.
Notieren Sie den Termin der Sichtung und wer Einsicht genommen hat. - Speichern Sie nur die nötigsten Informationen:
- Datum des Führungszeugnisses
- Ergebnis der Prüfung im Hinblick auf relevante Straftaten
- Datum und Name der prüfenden Person
- Unterlassen Sie Kopien oder Scans in der Personalakte.
Das Originaldokument wird nach Sichtung zurückgegeben oder vernichtet. - Legen Sie Verantwortlichkeiten und Prozesse fest.
Wer prüft? Wer dokumentiert? Wer darf zugreifen? - Definieren Sie Löschfristen und achten Sie auf kurze Speicherzeiten.
Sensible Daten dürfen nur solange gespeichert werden, wie sie wirklich nötig sind. - Schulen Sie Ihr Personal im korrekten Umgang mit diesen sensiblen Daten.
Dazu gehört auch: Nicht mehr dokumentieren als nötig.
Fazit
Das erweiterte Führungszeugnis ist ein wichtiges Instrument zur Qualitäts- und Kinderschutzsicherung in Kitas, aber auch ein besonders sensibles Dokument. Die datenschutzgerechte Umsetzung erfordert klare Prozesse und Zurückhaltung bei der Speicherung. Wer nur das Nötige dokumentiert, handelt rechtssicher.