Umfang beim Auskunftsersuchen in der Kita
Beitrag teilen
Felix Leicht
ist Rechtsanwalt und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV) mit Schwerpunkt auf Datenschutz und IT-Sicherheit in Kitas. Er berät Kita-Träger zur DSGVO-Konformität und entwickelt praxistaugliche Vorlagen für Einrichtungen. Weitere Artikel im Datenschutz-ABC für Kitas
Beitrag teilen
Was ist herauszugeben, wenn Eltern Einsicht in „alle Unterlagen“ verlangen? Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO stellen Kitas vor praktische und rechtliche Herausforderungen, vor allem, wenn interne Vermerke oder Schreiben anderer betroffen sind.
Praxisrelevanz für Kitas
Wann müssen Kitas interne Vermerke oder ganze Dokumente herausgeben?
Eltern fordern häufig nach einem Streit oder Konflikt, „alle Dokumente“ mit personenbezogenen Daten ihres Kindes oder von ihnen selbst zu erhalten. In der Praxis besteht dann oft Unsicherheit: Müssen auch interne Notizen, Protokolle oder E-Mails herausgegeben werden? Wie ist mit Daten umzugehen, die auch andere Personen betreffen, zum Beispiel Mitarbeitende oder andere Eltern?
Solche Situationen sind im Kita-Alltag keine Seltenheit. Umso wichtiger ist es, die Reichweite des Auskunftsanspruchs und die Grenzen der Herausgabepflicht zu kennen.
Rechtlicher Rahmen
Interne Vermerke als personenbezogene Daten
Interne Vermerke fallen unter den Auskunftsanspruch, wenn sie personenbezogene Daten der betroffenen Person enthalten. Das ist zum Beispiel bei Gesprächsnotizen der Fall, die festhalten, wie sich ein Elternteil in einem Telefonat oder persönlichen Gespräch geäußert hat. Auch Entwicklungsdokumentationen und Beobachtungen zum Verhalten eines Kindes sind personenbezogen und müssen grundsätzlich herausgegeben werden.
Anders sieht es bei internen rechtlichen Bewertungen aus. Zwar können diese personenbezogene Bezüge enthalten, die juristische Einschätzung selbst gilt jedoch in der Regel nicht als personenbezogenes Datum – sie betrifft also nicht den Auskunftsanspruch.
Kommunikation mit Betroffenen
Schreiben von Eltern an die Kita gelten in vollem Umfang als personenbezogene Daten, allein schon deshalb, weil die Äußerungen der betroffenen Person darin dokumentiert sind.
Auch Schreiben der Kita an die betroffene Person können vom Auskunftsanspruch erfasst sein, sofern sie personenbezogene Informationen enthalten. Dass Eltern diese Schreiben bereits kennen, schließt den Anspruch nicht automatisch aus.
Kein Anspruch auf „Dokumente“, sondern auf „Daten“
Die DSGVO sieht kein generelles Recht auf vollständige Dokumente vor. Laut europäischem Gerichtshof ist unter dem Begriff „Kopie“ keine Kopie des Dokuments selbst zu verstehen, sondern eine Darstellung der personenbezogenen Daten, die darin enthalten sind.
Wichtig ist, dass alle personenbezogenen Daten verständlich und vollständig wiedergegeben werden. Das kann auch in Form einer Extraktion oder Zusammenstellung der Daten geschehen. Nur wenn eine Kopie des Originals erforderlich ist, damit die betroffene Person ihre Rechte wirksam wahrnehmen kann, kann eine vollständige Dokumentenherausgabe notwendig sein.
Schutz der Rechte Dritter
Bei jedem Auskunftsersuchen müssen auch die Rechte und Freiheiten anderer berücksichtigt werden. Wenn zum Beispiel Beschäftigtendaten oder die Daten anderer Eltern enthalten sind, wird in der Regel eine Geheimhaltungspflicht bestehen. Eine Abwägung im Einzelfall ist zwingend erforderlich.
Was ist zu tun?
Praxis-Check: So gehen Sie in Ihrer Kita mit umfassenden Auskunftsersuchen um
Prüfen Sie den Umfang des Auskunftsersuchens.
Klären Sie, auf welche Daten oder Themen sich das Verlangen bezieht.Identifizieren Sie personenbezogene Daten.
Unterscheiden Sie sorgfältig zwischen personenbezogenen Informationen und internen Einschätzungen ohne Personenbezug.Berücksichtigen Sie auch Schreiben und Notizen.
Einschließlich E-Mails, Protokolle, Gesprächsnotizen oder Elternbriefe.Extrahieren Sie die relevanten Inhalte.
Sie müssen keine vollständigen Dokumente herausgeben – oft reicht eine nachvollziehbare Aufstellung der enthaltenen Daten.Achten Sie auf Drittdatenschutz.
Schwärzen oder anonymisieren Sie Inhalte, die andere Personen betreffen, wenn keine Einwilligung vorliegt.Dokumentieren Sie Ihre Prüfung und Entscheidung.
Halten Sie intern fest, wie Sie den Anspruch geprüft und beantwortet haben.Kommunizieren Sie nachvollziehbar.
Erläutern Sie den Eltern, welche Daten sie erhalten und warum ggf. Inhalte fehlen oder gekürzt wurden.Ziehen Sie bei Unsicherheiten fachlichen Rat hinzu.
Datenschutzbeauftragte oder rechtliche Beratung helfen, Fehler zu vermeiden.
Fazit
Ein Auskunftsersuchen umfasst personenbezogene Daten – nicht automatisch ganze Dokumente. Kitas müssen sorgfältig prüfen, welche Inhalte betroffen sind, und dabei auch den Schutz Dritter im Blick behalten. Eine strukturierte Bearbeitung schützt vor Fehlern und Konflikten.
Weitere Informationen: Auskunftsersuchen durch Eltern in der Kita
Beitrag teilen
Felix Leicht
ist Rechtsanwalt und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV) mit Schwerpunkt auf Datenschutz und IT-Sicherheit in Kitas. Er berät Kita-Träger zur DSGVO-Konformität und entwickelt praxistaugliche Vorlagen für Einrichtungen. Weitere Artikel im Datenschutz-ABC für Kitas