Praxisrelevanz für Kitas
Wie sieht ein Auskunftsersuchen im Kita-Alltag aus?
Die Anfragen erreichen die Kita meist formlos – per E-Mail, Telefon, Post, Online-Formular oder persönlich. Oft besteht Unsicherheit darüber, wie umfassend die Auskunft sein muss, wer antragsberechtigt ist und welche Fristen gelten. Ein häufiger Irrtum: Eine einfache Bestätigung reicht aus. Tatsächlich sind detaillierte Informationen und ggf. Datenkopien erforderlich.
Rechtlicher Rahmen
Grundlage: Artikel 15 DSGVO
Nach Art. 15 Abs. 1, 2 DSGVO haben betroffene Personen (bei Kindern: deren sorgeberechtigte Elternteile) ein Recht auf Auskunft über:
- die Verarbeitungszwecke
- die Kategorien personenbezogener Daten
- die Empfänger oder Kategorien von Empfängern
- die geplante Speicherdauer
- das Bestehen von Betroffenenrechten
- die Herkunft der Daten (sofern nicht direkt erhoben)
- das Bestehen automatisierter Entscheidungsfindung
Zusätzlich gewährt Art. 15 Abs. 3 DSGVO ein Recht auf eine Kopie der personenbezogenen Daten. Dabei muss sichergestellt werden, dass keine Daten unberechtigter Dritter übermittelt werden.
Beispiel: Eine Kita erhält eine E-Mail mit der Bitte einer Mutter um Einsicht in die gespeicherten Daten ihres Kindes. Die Kita muss prüfen, ob sie sorgeberechtigt ist, die Daten gemäß DSGVO zusammenstellen und fristgerecht übermitteln.
Nur Sorgeberechtigte sind antragsberechtigt
Eine Auskunft darf nur erteilt werden, wenn die anfragende Person das Sorgerecht innehat. Die bloße Elternschaft reicht nicht aus. Ist das Sorgerecht nicht bekannt oder liegt ein geteiltes Sorgerecht vor, ist besondere Sorgfalt geboten.
Was ist zu tun?
Praxis-Check: So gehen Sie mit Auskunftsersuchen richtig um
- Eingangsbestätigung versenden
Nach Erhalt der Anfrage eine Eingangsbestätigung schicken. So signalisieren Sie, dass die Anfrage bearbeitet wird. - Identität prüfen
Vergewissern Sie sich, dass die anfragende Person identifiziert ist, etwa durch die Abfrage bekannter Informationen wie Rechnungsnummern. - Sorgerecht prüfen
Bei getrennten Eltern prüfen, ob es sich um eine alltägliche Angelegenheit handelt. - Frist beachten
Die Auskunft muss so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats erteilt werden. - Informationen zusammenstellen
Die Antwort besteht aus zwei Teilen:- Datenverarbeitungsinformationen (Art. 15 Abs. 1 und 2 DSGVO)
- Datenkopie (Art. 15 Abs. 3 DSGVO)
Nutzen Sie zur Vorbereitung das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
❗ Laut aktueller Rechtsprechung müssen Empfänger i. d. R. konkret benannt werden (z. B. „Jugendamt XY“ statt nur „öffentliche Stellen“).
- Kopie der Daten bereitstellen
Es muss eine Kopie der Daten (nicht zwingend der Originaldokumente) zur Verfügung gestellt werden. Dabei gilt: Keine Weitergabe personenbezogener Daten Dritter!
Prüfen Sie dabei insbesondere folgende Datenbestände:- Fotos
- Kinderakte
- Entwicklungsdokumentationen
- Protokolle
- Meldungen
- Anwesenheitslisten
Werden keine Daten verarbeitet, kann eine Negativauskunft erteilt werden.
- Sichere Übermittlung sicherstellen
Möglichkeiten zur Übermittlung:- Analog per Brief
- Digital auf CD/DVD mit Passwortschutz
- Verschlüsselte E-Mail
- Verschlüsselte Datei
- Bereitstellung in einem geschützten Verzeichnis
- Dokumentation des Vorgangs
Dokumentieren Sie den gesamten Ablauf. Das schafft Transparenz, hilft bei künftigen Anfragen und dient dem Nachweis im Fall von Rückfragen.
Fazit
Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO sind auch in Kitas ein sensibles Thema. Mit einem strukturierten Vorgehen und klaren Prozessen lässt sich die Bearbeitung rechtssicher, transparent und effizient gestalten – im Interesse aller Beteiligten.
