Das KitaShield-Portal: Ihr digitales Datenschutz-Büro
Alle Nachweise, Aufgaben und Schulungen an einem Ort, auditbereit auf Knopfdruck. Für Kunden mit externem Datenschutzbeauftragten ist das Portal Teil des Pakets.
Warum ein Portal?
Datenschutz scheitert selten am Wissen, sondern meistens an der Organisation.
Verstreute Unterlagen
Verträge im Ordner, Einwilligungen im Schrank, Schulungsnachweise im Postfach. Niemand weiß, was aktuell ist.
Fristen ohne Erinnerung
Prüfungen, Löschfristen und Wiedervorlagen laufen mit, bis sie jemandem einfallen. Meistens zu spät.
Prüfung? Nachweis fehlt
Bei Behördenanfragen oder Elternbeschwerden zählt nicht, was getan wurde, sondern was belegt ist.
Das Cockpit für Leitung und Verwaltung
Eine Ansicht, die den aktuellen Stand Ihres Trägers jederzeit zeigt.
Kennzahlen live
Verarbeitungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Dienstleister, Datenpannen.
Fortschritt sichtbar
Verzeichnis, DSFA und Schulungsstand als Überblick.
Offene Aufgaben
Konkrete nächste Schritte, jeder Punkt direkt anklickbar.
Sicherheitsereignisse
Vorfälle von der Meldung bis zum Abschluss nachverfolgt.
Die Module im Überblick
Alles, was die DSGVO an Dokumentation verlangt, in einer Struktur, die auf Kitas zugeschnitten ist.
Verarbeitungsverzeichnis
Art. 30 DSGVO vollständig erfüllt, inklusive Zwecken, Rechtsgrundlagen und Empfängern.
Datenschutz-Folgenabschätzungen
Vorlagen für typische Kita-Fälle wie Bildungsdokumentation oder Gefährdungsmeldungen.
Dokumente und Vorlagen
Konzept, Einwilligungen, Merkblätter: versioniert und immer in der gültigen Fassung.
Prozesse und Checklisten
Wiederkehrende Abläufe als Schritt-für-Schritt-Anleitung statt Erfahrungswissen.
Dienstleister und AV-Verträge
Kita-App, IT-Dienstleister, Cloud: erfasst, bewertet und mit Vertrag hinterlegt.
Vorfälle und Betroffenenanfragen
Meldeformular, Fristenlauf und Dokumentation für Art. 33 und 34 DSGVO.
Sie starten nicht bei null
Der größte Aufwand entsteht beim Aufbau. Genau der ist im Portal bereits erledigt.
Fertiger Projektplan
Ein abgestimmter Fahrplan zum auditbereiten Datenschutz-System.
DSFA-Vorlagen für Kita-Themen
Bildungsdokumentation, Foto- und Videonutzung, Kita-Apps.
Sofort einsetzbares Datenschutzkonzept
Inklusive Einwilligungsvorlagen und Handbuch für die Foto-Nutzung in der Kita-Praxis.
Anleitungen
Zum Beispiel zu Vorfällen und Elternanfragen, für das Team verständlich aufbereitet.
Der Compliance-Hub für Ihr Team
Ein individuell gestaltbares Datenschutz-Intranet für alle Beschäftigten. Bewusst schlicht gehalten, damit niemand eine Einweisung braucht.
Alles an einem Ort
Dokumente, Prozesse und Erklärungen in der gültigen Fassung.
Schulungsstand sichtbar
Offene Pflichtschulungen sind sofort erkennbar.
Geräte und Applikationen
Welches Tablet, welche Apps freigegeben sind.
Vorfall melden
Ein Klick, ein strukturiertes Formular, direkt beim Datenschutzbeauftragten.
Sicherheit und Nachweisbarkeit
Ein Datenschutz-System muss selbst den höchsten Anforderungen genügen.
Hosting in Deutschland
Betrieb in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren, keine Datenübermittlung in Drittländer.
Rollenbasierte Zugriffe
Trägerleitung, Verwaltung und Kita-Teams sehen jeweils nur ihren Bereich.
Auditbereit auf Knopfdruck
Kommt eine Anfrage der Aufsichtsbehörde, exportieren Sie den vollständigen Dokumentationsstand als Paket.
Revisionssichere Historie
Jede Änderung ist nachvollziehbar: wer hat wann was entschieden und freigegeben.
Mehrere Einrichtungen
Träger, Einrichtungen und Tochtergesellschaften getrennt geführt, zentral auswertbar.
Was sich für Sie ändert
Die gesetzlichen Anforderungen bleiben gleich. Aber sie lassen sich strukturieren.
Heute, ohne System
- Unterlagen liegen an fünf Stellen
- Der Stand des Datenschutzes ist eine Schätzung
- Schulungen per Terminfindung und Liste
- Eine Behördenanfrage bedeutet Ausnahmezustand
- Wissen hängt an einzelnen Personen
Mit dem KitaShield-Portal
- Ein Ablageort, eine gültige Fassung
- Fortschritt als Quote im Cockpit
- E-Learning mit automatischem Nachweis
- Export des Dokumentationsstands
- Das System bleibt bei Personalwechsel bestehen
Der Weg ins Portal
Vom Zugang bis zum belegbaren Datenschutz in drei Schritten. Wer KitaShield als externen Datenschutzbeauftragten beauftragt, arbeitet von Anfang an mit dem Portal.
- Zugang einrichten
Sie erhalten Ihre Umgebung inklusive der 78 vorausgefüllten Verarbeitungstätigkeiten.
- Bestandsaufnahme und Projektplan
Wir prüfen gemeinsam den Ist-Stand und legen die Reihenfolge fest: was wichtig ist und was warten kann.
- Team schult sich selbst
Die Beschäftigten arbeiten im Compliance-Hub, die Nachweise entstehen automatisch.
