Datenlöschung in der Kita

Praxisrelevanz für Kitas

Wann ist eine Datenlöschung in der Kita notwendig?

Wenn ein Kind die Einrichtung verlässt, bleiben oft viele Daten zurück: Fotos, Notfallkontakte, Förderunterlagen. Dabei sind Kitas gesetzlich verpflichtet, nicht mehr erforderliche Daten zu löschen. In der Praxis gibt es hier viele Unsicherheiten, etwa, ob alte Portfolio-Mappen oder Gesprächsprotokolle aufbewahrt werden dürfen. Auch die Angst, wichtige Informationen für eine mögliche Nachweispflicht zu früh zu löschen, ist verbreitet.

Rechtlicher Rahmen

Keine starren Löschfristen – aber klare Grundsätze

Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Es gilt das sogenannte Prinzip der Speicherbegrenzung. In der Kita-Praxis bedeutet das: Jede Datenart muss einzeln betrachtet werden – je nach Zweck und Aufbewahrungspflicht.

Beispiele: Was kann nach Austritt gelöscht werden?

Nicht mehr erforderliche Daten sind z. B.:

• 📸 Fotos des Kindes – können den Eltern übergeben und dann gelöscht werden.
• 📂 Portfolios und Entwicklungsdokumentationen – Übergabe an Eltern möglich, anschließend Löschung.
• ☎ Notfallkontakte und Abholberechtigungen – nach dem Austritt nicht mehr notwendig.
• 📝 Pflegedokumentation oder Informationen zu Allergien – nicht mehr erforderlich, wenn Betreuung endet.

Beispiele: Was muss ggf. länger aufbewahrt werden?

Einige Daten müssen aus anderen Gründen länger aufbewahrt werden – etwa zur Nachweispflicht bei Förderungen:

• 📋 Anwesenheitslisten oder Gruppenzuordnungen – können relevant für Zuschüsse sein. Prüfen, ob anonymisierte Nachweise genügen.
• 🗣 Elterngespräche – Förderstellen verlangen ggf. keinen Inhalt, sondern Nachweis der Durchführung.
• 🚑 Unfall- und Medikamentendokumentation – sollten bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden.
• 🗳 Wahlprotokolle des Elternbeirats – Durchführung kann anonym dokumentiert werden.
• 📆 Beschwerden/Vorfälle – sollten im Einzelfall für 3 Jahre gespeichert bleiben, zur Absicherung eigener Rechte.

Aufbewahrungspflichten nach anderen Gesetzen

Daneben gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, etwa:

• 📑 Rechnungen und Belege – in der Regel 10 Jahre (nach AO/HGB).

Was ist zu tun?

Praxis-Check: So setzen Sie die Datenlöschung in Ihrer Kita um

1. Liste erstellen:
   Dokumentieren Sie, welche Datenarten Sie in Ihrer Kita verarbeiten.
2. Zwecke prüfen:
   Legen Sie für jede Datenart den Zweck der Verarbeitung fest.
3. Erforderlichkeit prüfen:
   Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Daten noch benötigt werden.
4. Aufbewahrungspflichten ermitteln:
   Berücksichtigen Sie gesetzliche Vorgaben (z. B. Steuerrecht, Fördermittelrecht).
5. Elternkommunikation verbessern:
   Klären Sie, welche Unterlagen die Eltern übernehmen möchten (z. B. Portfolios).
6. Anonymisierung prüfen:
   Wo möglich, können Daten statt Löschung anonymisiert werden (z. B. für Nachweise).
7. Löschkonzept festlegen:
   Legen Sie fest, wann welche Daten gelöscht oder geprüft werden.
8. Absprachen dokumentieren:
   Halten Sie Rücksprachen mit Förderstellen oder Behörden schriftlich fest.

Fazit

Die Datenlöschung in der Kita ist kein automatischer Prozess, sondern eine bewusste Entscheidung auf Basis von Zweck, Aufbewahrungspflicht und Datenschutz. Mit einem klaren Plan schaffen Sie Sicherheit für Kinder, Eltern und Träger.